Selain daripada kos pendaftaran yang rendah, salah satu kelebihan utama Perusahaan Enterprise berbanding Sdn Bhd adalah syarat pelaporan kewangan yang kurang ketat.
Namun, ini bukan alasan untuk pengurusan kewangan tidak teratur!
Ini kerana menyediakan satu sistem perakaunan ringkas buat perniagaan kecil tidak sukar, dan dalam panduan ini, kami akan menunjukkan bagaimana anda boleh melakukannya dalam tiga langkah.
Begini cara kami menerangkannya:
- Kami bermula dengan beberapa istilah perakaunan yang pemilik perniagaan perlu tahu
- Kami akan berkongsi tiga langkah untuk menyediakan sistem perakaunan asas (dengan contoh)
- Kami akan akhiri panduan ini dengan empat cadangan perakaunan PKS
Mari kita mulakan!
Istilah perakaunan penting
Luangkan masa untuk merujuk kepada senarai ini kerana ia penting untuk memahami bahagian-bahagian seterusnya.
| Istilah | Definisi |
|---|---|
| Akaun belum bayar | Jumlah yang terhutang kepada pembekal atau vendor untuk barang atau perkhidmatan yang diterima tetapi belum dibayar. |
| Akaun belum terima | Jumlah yang pelanggan berhutang untuk produk atau perkhidmatan yang dijual dan dihantar tetapi pembayaran belum diterima. |
| Aset | Sumber yang dimiliki oleh perniagaan yang boleh menghasilkan pendapatan seperti tunai, jentera, dan inventori. |
| Liabiliti | Jumlah yang terhutang kepada pihak lain, termasuk pinjaman, bil yang belum dibayar, dan gaji. |
| Akruan | Pendapatan yang diperoleh atau perbelanjaan yang dikeluarkan yang memberi kesan kepada pendapatan bersih perniagaan pada penyata pendapatan, walaupun tunai belum bertukar tangan. |
| Penyata imbang | Penyata kewangan yang menyediakan gambaran segera tentang aset perniagaan, liabiliti, dan ekuiti pemegang saham pada masa tertentu. |
| Penyata aliran tunai | Laporan yang menunjukkan bagaimana perubahan dalam akaun penyata keseimbangan dan pendapatan mempengaruhi tunai. |
| Carta akaun | Senarai berstruktur semua akaun yang digunakan oleh organisasi untuk mengkategorikan dan mencatat transaksi kewangan. |
| Pendapatan | Pendapatan keseluruhan yang dijana oleh jualan barang atau perkhidmatan. |
| Penyata pendapatan | Menggariskan pendapatan, kos, dan perbelanjaan dalam tempoh tertentu untuk menyajikan keuntungan bersih atau kerugian. |
Baiklah, mari kita pergi ke bahagian utama panduan ini – menyediakan sistem pengurusan kewangan untuk PKS anda!
3 langkah dalam sistem perakaunan perniagaan kecil
Sistem perakaunan yang mudah digunakan tetapi boleh dipercayai cukup penting untuk kejayaan mana-mana PKS, dan mujurnya ia boleh dicapai dalam tiga langkah mudah:
- Pilih kaedah perakaunan
- Sediakan Carta Akaun
- Simpan rekod yang tepat!
Mari lihat setiap langkah dengan lebih terperinci.
Langkah 1: Pilih kaedah perakaunan
Pilihan pertama anda adalah antara kaedah perakaunan berdasarkan tunai atau akruan. Setiap kaedah mempunyai kebaikan dan kesesuaian bergantung kepada jenis dan saiz operasi perniagaan anda.
| Asas Tunai Ubahsuai | Asas Akruan | |
| Hasil | Direkodkan hanya apabila tunai diterima. | Direkod dalam tempoh diperolehi. |
| Perbelanjaan | Direkod hanya apabila bayaran tunai dilakukan. | Direkod dalam tempoh digunakan. |
| Aset | Tidak dipermodalkan dan direkod sebagai perbelanjaan pada masa pembayaran. | Direkod sebagai aset dan dipermodalkan dalam tempoh usia gunanya. Susutnilai dikenakan sepanjang tempoh usia gunanya. |
| Liabiliti | Tidak dilaporkan dan direkod sebagai perbelanjaan pada masa pembayaran. | Direkod dalam tempoh ianya ditanggung (incurred) sehingga dilunaskan. |
Dasar akruan
Kaedah akruan mencatat pendapatan dan perbelanjaan apabila transaksi berlaku meskipun wang belum lagi diterima atau dibayar.
Sebagai contoh, jika perkhidmatan atau produk telah dihantar kepada pelanggan, pendapatan itu diiktiraf dalam akaun anda yang boleh diterima walaupun pembayaran belum lagi diterima.
Kaedah ini menyediakan pandangan yang lebih terperinci tentang prestasi kewangan perniagaan, menjadikannya pilihan utama bagi perniagaan lebih besar, terutamanya yang memiliki penyelesaian pembayaran yang besar, kompleks ataupun memakan masa yang lama.
Dasar tunai
Kaedah ini merekod transaksi hanya apabila wang tunai masuk atau keluar dari akaun bank.
Menggunakan contoh di atas, tiada catatan akan dibuat sehingga pelanggan benar-benar membayar dan wang tersebut berada dalam akaun bank perniagaan anda.
Ia biasanya digunakan oleh perniagaan yang lebih kecil yang berhadapan dengan transaksi tunai lebih rendah, kerana perakaunan berdasarkan akruan mungkin melebihi keperluan mereka.
Langkah 2: Sediakan Carta Akaun
Seperti yang dinyatakan dalam jadual kami di atas, Carta Akaun mengelaskan semua akaun yang digunakan oleh suatu perniagaan ke dalam kategori masing-masing, iaitu:
- aset
- liabiliti
- ekuiti
- pendapatan, dan
- perbelanjaan
Lazimnya, setiap akaun diberikan kod / nombor unik untuk pengenalan mudah.
Contoh Carta Akaun
Berikut adalah contoh Carta Akaun untuk kedai F&B fiksyen di Malaysia.
| Kategori | Nombor Akaun | Nama Akaun |
|---|---|---|
| Aset | ||
| 1010 | Wang Tunai | |
| 1020 | Akaun Semasa | |
| 1030 | Petty Cash | |
| 1040 | Inventori (Makanan) | |
| 1050 | Peralatan | |
| 1060 | Perabot dan Kelengkapan | |
| Liabiliti | ||
| 2010 | Akaun Belum Bayar | |
| 2020 | Pinjaman | |
| 2030 | Kad Kredit | |
| Ekuiti | ||
| 3010 | Modal Pemilik | |
| 3020 | Pengeluaran Pemilik | |
| Pendapatan | ||
| 4010 | Makanan | |
| 4020 | Minuman | |
| 4030 | Perkhidmatan Katering | |
| 4040 | Pendapatan Lain | |
| Cost of Goods Sold (COGS) | ||
| 5010 | Kos Makanan yang Dijual | |
| 5020 | Kos Minuman yang Dijual | |
| Perbelanjaan | ||
| 6010 | Sewa Premis | |
| 6020 | Utiliti | |
| 6030 | Gaji Pekerja | |
| 6040 | Perbekalan | |
| 6050 | Pengiklanan | |
| 6060 | Insurans | |
| 6070 | Baik Pulih dan Penyelenggaraan | |
| 6080 | Susut nilai | |
| 6090 | Yuran Bank | |
| 6100 | Perbelanjaan Profesional (contohnya, akauntan) | |
| 6110 | Cukai (contohnya, cukai jualan, cukai pendapatan) |
Dengan menghubungkan kod dengan kategori akaun, senang untuk agen cukai, pekerja, dan anda sebagai pemilik untuk mengenal pasti akaun dan memudahkan pelaporan / analisis kewangan.
Sudah tentu, Carta Akaun anda harus mencerminkan keperluan perniagaan spesifik anda.
Langkah 3: Simpan rekod yang tepat!
Setelah selesai memilih kaedah perakaunan dan menyediakan Carta Akaun, yang tinggal hanyalah untuk melaksanakan penyimpanan rekod dengan tepat dan jujur.
Pastikan terdapat peraturan yang jelas tentang cara merekodkan transaksi kewangan buat seluruh organisasi.
Ini akan memastikan rekod yang tepat, penyusunan fail yang teratur, dan pematuhan dengan keperluan penyimpanan rekod SSM.
Menggunakan rekod untuk menjana penyata imbangan
Sebagaimana yang dinyatakan, penyata imbangan adalah gambaran aset, liabiliti, dan ekuiti pemilik perniagaan pada waktu tertentu. Ia membolehkan situasi kewangan perniagaan anda dinilai dengan mengetahui apa yang:
- dimiliki
- terhutang, dan
- dilabur
Dengan sekilas!
| ASSET | |
|---|---|
| Assets Semasa: | RM 126,000 |
| Tunai Di Tangan | RM 21,000 |
| Akaun Semasa | RM 42,000 |
| Petty Cash | RM 8,400 |
| Inventori (Makanan) | RM 54,600 |
| Jumlah Asset Semasa | RM 126,000 |
| Asset Tetap: | RM 105,000 |
| Peralatan | RM 63,000 |
| Perabot dan Pemasangan | RM 42,000 |
| Jumlah Asset Tetap | RM 105,000 |
| JUMLAH ASSET | RM 231,000 |
| LIABILITI DAN EKUITI | |
| Liabiliti | RM 42,000 |
| Akaun Belum Bayar | RM 21,000 |
| Hutang Pinjaman | RM 8,400 |
| Hutang Kad Kredit | RM 12,600 |
| Jumlah Liabiliti | RM 42,000 |
| Ekuiti: | RM 189,000 |
| Modal Pemilik | RM 189,000 |
| Pengeluaran Pemilik | RM 0 |
| Jumlah Ekuiti | RM 189,000 |
| JUMLAH LIABILITI DAN EKUITI | RM 231,000 |
Berikut adalah apa yang dapat kita ketahui tentang kedudukan kewangan outlet F&B kita berdasarkan kenyataan imbangan di atas:
- Ia memiliki aset keseluruhan berjumlah RM 231,000
- Ia memiliki liabiliti keseluruhan berjumlah RM 42,000
- Ekuiti perniagaan adalah RM 189,000
- Perniagaan memiliki kecairan baik kerana nisbah aset semasa dengan liabiliti semasa adalah 3:1
- 45.45% aset perniagaan adalah aset tetap
- Ia memiliki nisbah hutang-ekuiti baik kerana nilai ekuiti jauh lebih besar daripada jumlah hutang
Jika ini adalah perniagaan sebenar, penyata imbangan ini menunjukkan bahawa perniagaan berada dalam keadaan kewangan yang stabil dan kukuh.
Akan tetapi, penyata imbangan hanya boleh dipercayai sekiranya pasukan anda mengambil serius penyimpanan rekod, membawa kita kepada cadangan kami buat amalan perakaunan PKS.
4 Amalan terbaik perakaunan PKS
Untuk memastikan pengurusan kewangan yang lancar, berikut adalah beberapa amalan yang kami syorkan untuk mana-mana PKS di Malaysia:
1. Tetapkan dasar perbelanjaan perniagaan
Pastikan ada dasar belanja yang jelas dan komprehensif untuk mengekalkan disiplin dan ketelusan kewangan. Dasar ini harus gariskan garis panduan untuk
- perbelanjaan yang dibenarkan
- proses kelulusan
- keperluan dokumentasi, dan
- akibat pelanggaran dasar!
2. Langgani perisian perakaunan tempatan
Memanfaatkan perisian yang direka khas untuk gaji dan perakaunan Malaysia dapat memperhalusi operasi kewangan untuk SME.
Kami mengesyorkan memilih penyedia tempatan berbanding pilihan antarabangsa kerana yang terdahulu biasanya menawarkan servis yang disesuaikan dengan peraturan cukai tempatan Malaysia, keperluan pematuhan, dan syarat pelaporan.
Untuk ketahui lebih lanjut, baca panduan kami untuk ciri utama sistem perisian perakaunan PKS Malaysia.
3. Amalkan sistem simpan kira ‘double entry’
Walaupun sistem kira single entry lebih mudah, sistem kira ‘double entry’ jauh lebih sesuai untuk menyimpan rekod kewangan yang tepat dan boleh dipercayai. Kaedah simpan kira ini memerlukan pencatatan setiap transaksi dengan satu entri debit dan satu entri kredit, memastikan aset, liabiliti, ekuiti, pendapatan, dan perbelanjaan direkodkan dengan betul.
4. Gunakan servis perakaunan pihak ketiga
Apabila PKS berkembang, mereka sering terserempak dengan topik kewangan lebih kompleks yang memerlukan pakar seperti kewajipan cukai pegangan.
Dengan menggunakan servis firma profesional untuk keperluan perakaunan, percukaian, atau perkhidmatan penasihat kewangan, pemilik PKS mendapat akses kepada pengetahuan dan sumber khusus tanpa perlu mengupah staf sepenuh masa.
Tambahan lagi, servis ini tidak semahal jangkakan orang ramai – tanya saja kami!
Izinkan MISHU bantu pengurusan kewangan perniagaan anda
Pasukan MISHU sentiasa bersedia untuk menbantu para usahawan di Malaysia untuk menguruskan sistem kewangan dan perakaunan mereka. Hubungi kami!