8 Perkara Majikan Malaysia Perlu Tahu Tentang Buku Panduan Pekerja

Di mana adanya kumpulan manusia, akan ada potensi untuk konflik.

Oleh itu, penting untuk sesebuah syarikat menetapkan peraturan tentang tatacara di semua peringkat organisasi. 

Itulah kegunaan buku panduan pekerja yang lengkap dan jelas. 

Buku panduan pekerja untuk semua 

Dokumen ini memperincikan tingkah laku dalam pelbagai situasi yang relevan buat syarikat, lantas cukup penting untuk melaburkan masa dan tenaga yang cukup untuk menyediakan buku panduan pekerja yang selengkapnya.

Sehubungan dengan itu, berikut adalah lapan perkara yang majikan di Malaysia harus tahu tentang buku panduan pekerja.—

1. Patuhi pindaan Akta Pekerjaan

Walaupun undang-undang pekerjaan Malaysia berasaskan Akta Pekerjaan 1955, polisi kerajaan sering mempengaruhi undang-undang ini, dan akta pekerjaan dipinda dengan kerap untuk mematuhi polisi ini. Adalah penting untuk setiap organisasi sentiasa memasukkan perubahan ini ke dalam buku panduan kakitangan mereka. 

Contoh pindaan Akta Pekerjaan

Pada awal tahun 2023, terdapat siri pindaan Akta Pekerjaan, termasuklah: 

• peluang pekerja untuk memohon sistem kerja fleksibel
• pengurangan jumlah jam kerja mingguan maksimum 
• sekatan waktu kerja berturut-turut tanpa rehat
• peningkatan tempoh cuti bersalin berbayar
• buat pertama kalinya, pengenalan cuti berbayar untuk bapa baharu

Jika pekerja lelaki anda mendapat cahaya mata pada tahun 2023, kami harap anda memberi mereka cuti berbayar! 

2. Jangan tiru buku panduan lain 

Ini termasuk penggunaan templat buku panduan generik tanpa pengubahsuaian. Walaupun keperluan yang ditetapkan dalam Akta Pekerjaan sama buat setiap organisasi, setiap syarikat masih mempunyai kebebasan untuk menetapkan peraturan tingkah laku para pekerja. 

Contoh-contoh dasar buku panduan yang harus disesuaikan 

• Pemfailan dan pengendalian aduan
• Kod pakaian!
• Penggunaan telefon pada waktu bekerja
• Proses disiplin
• Hubungan intim antara rakan sekerja
• Promosi, latihan, penempatan semula, dan pampasan
• Permohonan untuk cuti
• Proses pemecatan

Setiap organisasi mempunyai budaya, misi, dan nilai yang sedikit berbeza, dan buku panduan syarikat lain tidak akan memberikan manfaat yang sama.

3. Beri ruang untuk polisi fleksibel 

Sesetengah polisi sering mengalami perubahan. Oleh itu, daripada menulis versi yang terperinci dalam buku panduan, lebih mudah untuk sertakan klausa ringkas yang menyatakan buku panduan merujuk pada dokumen tambahan yang terkini sebagai versi yang sah. 

Contoh biasa termasuk skim komisen dan kenaikan gaji, tetapi ia boleh digunakan untuk sebarang polisi di syarikat anda yang memerlukan pindaan kerap. 

Ini akan memelihara integriti buku panduan pekerja sementara polisi yang fleksibel boleh dipinda sekerap mana yang diperlukan.

4. Hapuskan versi buku panduan lama 

Anda tidak mahu versi lama buku panduan pekerja masih diakses. Ini boleh menyebabkan konflik yang boleh dieelakkan kerana ada pihak secara tidak sengaja merujuk kepada polisi yang sudah tidak sah. 

Pada bila-bila masa, seluruh syarikat hanya patut ada akses kepada satu versi buku panduan, iaitu versi yang paling terkini.  

Ini boleh mengundang cabaran, dan berkait rapat dengan dua perkara seterusnya. 

5. Ada pelan kongsi maklumat 

Kerja anda belum selesai hanya dengan menerbitkan versi terkini buku panduan pekerja.

Harus ada langkah-langkah yang jelas untuk memastikan semua pekerja: 

1. diberitahu tentang versi buku panduan baru
2. diberitahu tentang kandungan yang telah dikemas kini
3. tahu di mana untuk mengakses buku panduan baru
4. tahu di mana dan bagaimana untuk mengajukan soalan penjelasan

Jangan risau jika anda ambil semua langkah di atas dan dan masih ada pekerja yang tidak tahu! 

Ibarat pelajar yang hanya mengulang kaji malam sebelum peperiksaan, ramai pekerja hanya akan merujuk buku panduan apabila adanya keperluan. 

Yang penting: apabila mereka perlukan buku panduan pekerja syarikat, ia boleh diakses dengan mudah.

6. Latih pasukan HR anda 

Pastikan pasukan HR anda bersedia untuk menerima pertanyaan dari pekerja setiap kali adanya versi baharu buku panduan pekerja. Sering kali, pasukan HR anda adalah pihak pertama yang akan ditanya, jadi mereka mesti memahami isi kandungan buku panduan tersebut sepenuhnya agar boleh memberi maklumat yang tepat.

7. Guna buku panduan digital 

Bandingkan buku panduan pekerja digital dan fizikal, dan pilihan digital menawarkan manfaat hebat seperti:

• tiada kos untuk mencetak beratus-ratus halaman
• sistem pengedaran digital jauh lebih efisien
• syarikat boleh tahu jika individu telah memuat turun buku panduan
• sangat mudah untuk mengemaskini isi kandungan buku panduan
• pekerja dapat mengakses buku panduan bila-bila masa, di mana saja
• pekerja dapat mencari bahagian atau informasi tertentu dengan cepat dan mudah

Satu manfaat buku fizikal adalah ia boleh diletakkan di bawah kerusi untuk meratakan kaki yang tidak sama panjang. 

Jika kerusi di pejabat sudah stabil, gunakanlah buku panduan pekerja digital! 

8. Gunakan khidmat profesional HR

Jika belum jelas, penyediaan buku panduan pekerja yang komprehensif bukan tugas yang mudah! 

Selain pematuhan undang-undang pekerjaan, buku panduan memerlukan cara penulisan yang jelas agar boleh menyelaraskan semua pihak tentang tatacara yang dibenarkan. 

Ini termasuk penggunaan terminologi tertentu dan gaya bahasa yang mudah difahami oleh semua pihak, dari para pekerja dan pengurus hinggalah pegawai Jabatan Buruh dalam hal pertikaian.

Oleh itu, kami sangat menggalakkan para majikan berhubung dengan perunding HR profesional yang boleh bekerjasama dengan anda untuk menentukan polisi yang diperlukan, menulis buku panduan yang dinilai oleh pasukan perundangan, dan merancang sistem pengedaran digital yang efektif.