fbpx
马来西亚公司秘书

公司秘书的责任是什么?

马来西亚的每家公司都必须根据第236条《马来西亚2016年公司法》(以下简称“公司法”)任命一名公司秘书。 但是您知道公司秘书是做什么的吗?

公司秘书是由公司董事会任命的公司官员。公司秘书在公司中起着不可或缺的角色,其角色不只是提交文书工作或履行常务秘书的基本职责。在过去的10年中,公司秘书的角色不断发展,如今,公司秘书的职责犹如公司的顾问,而不仅仅是行政人员。因此,公司秘书必须具有高度的通用性, 这样,他就可以定期审查董事会的程序,并就公司治理事宜向董事会提供建议。

为了获得公司秘书的资格,公司秘书必须具备公司法令规定的适当的资格和标准且必须是指定机构的成员,或已获得公司注册局的许可。 公司秘书必须遵守道德准则办事,并以诚信和诚意有效地履行其专业职责。今天的公司秘书被赋予更大的责任和更大的权力,以减轻原本由董事承担的行政和公司治理负担。

以下是公司秘书的重要职责:

1. 更新公司的法定信息

公司秘书必须确保以下法定资料的任何更改应按规定的表格完成,并在规定的期限内提交给SSM:

  • 免去公司官员职务。
  • 取消公司官员任职资格。
  • 任命/辞职/死亡。
  • 年度申报表。
  • 更改公司名称。 
  • 通过、修改和撤销宪法。
  • 发行、拆分、转让股份。 
  • 其他需要通知SSM的更改。

2. 提醒您重要的日期

公司秘书将告知董事会举行公司年度股东大会,提交年度申报表,提交财务报表的的相关日期。 

3. 处理公司的董事会,股东大会和临时股东大会

公司秘书的角色纯粹是行政性的, 其中包括: 

  • 与主席和/或常务董事安排和联络以议程文件和议程项目。
  • 提供有关公司秘书事务的一般建议。
  • 预订并准备会议室。
  • 出席并记下会议记录。
  • 保存会议记录。
  • 跟进决策。
  • 担任董事长和董事会的顾问角色。。
  • 提交法定申报表。
  • 认证会议记录的副本。
  • 确保遵循正确的会议程序。

4. 遵守公司章程

公司秘书必须确保公司遵守其章程并按照正确的程序起草/合并修正案。 

5. 维持股份登记及文件的安全保管

公司秘书有责任维护公司的股东名册,处理股份转让以及与持股有关的其他事项。 他通常还会妥善保管公司印章和原始股票证书。。 

6. 与股东协调

公司秘书保持持续的沟通,并通过通函决议充当公司与股东之间的联系,发行有关权利发行和资本化发行的文件,监控会员名册中的变更,以识别潜在的收购要约,查询股权的最终实益拥有权,普通股股东关系等。

7. 为公司治理提供建议

公司秘书必须及时了解公司法和证券法的最新发展,这样他就可以随时就适当的公司治理事宜向董事会提供建议,协助董事履行职责,遵守公司法和证券法以及大马交易所上市要求(针对公开上市公司)。

8. 担任公司高管和董事会顾问

公司秘书是股东与董事之间以及公司与SSM之间的主要联系点。他还在公司业务(合并、收购、出售、清盘)交易中发挥关键作用。他有责任确保所有文件的有效性,确保尽职调查披露,可以在交易完成之前及时进行适当的商业评估,并及时执行文档等。

现在,您已经了解公司秘书的重要性,是时候为您的公司任命一位秘书了。MISHU为合格和有执照的公司秘书提供额外的津贴和福利。

如果要更换公司秘书,请先阅读本文。

本篇文章中表达的观点旨在为主题提供一般性指南,并不构成专业的法律建议。 我们建议您针对自己的具体情况寻求适当的法律建议。

Powered by MISHU AI
Maya

Hello, I am Maya, your AI assistant. I have been trained to answer any questions about our services to make things easier and faster for you. Feel free to ask me anything!

Dont worry, for peace of mind, a human colleague will follow up after our chat to confirm important details and offer further assistance.

Let's get started. How can I help you today?

滚动到顶部
由米数AI提供支持
Maya

大家好,我是 Maya,您的 AI Assistant。 我接受过培训,可以回答有关我们服务的任何问题,让您的事情变得更轻松、更快捷。

 

有事尽管问我! 不要担心,为了让您安心,我们的聊天后会有一位同事跟进,以确认重要细节并提供进一步的帮助。

 

让我们开始吧。 今天我能为您提供什么帮助?