Panduan Menilai Setiausaha Syarikat Di Malaysia
Tiada Setiausaha Syarikat yang ‘terbaik’!
Cuba cari ‘Setiausaha Syarikat terbaik’ dan anda akan nampak dua benda:
- Semua Setiausaha Syarikat di Malaysia mendakwa mereka yang terbaik.
- Senarai “10 Setiausaha Syarikat Terbaik ” di laman web yang langsung tidak berkaitan.
Terpulang kepada pembaca, tapi untuk kami, dua sumber ini agak susah dipercayai.
Tanpa kaedah penilainan objektif, istilah “Setiausaha Syarikat terbaik di Malaysia” tiada makna.
Namun, sebagai Setiausaha Syarikat, kami tahu ada CoSec yang lebih bagus untuk bisnes tertentu, dan kami ingin terangkan cara mencari Setiausaha Syarikat yang paling sesuai untuk situasi anda.
Nota: Ada juga CoSec yang wajar dielakkan oleh semua, dan kami akan bantu anda kenal pasti mereka!
Jom, mulakan.
Setiausaha Syarikat individu atau firma
Pilihan pertama anda adalah antara CoSec individu atau firma.
Sama seperti peguam dan akauntan, seorang Setiausaha Syarikat (CoSec) ialah individu berlesen. Ada yang beroperasi secara berseorangan, dan ada yang menyertai firma CoSec seperti MISHU.
Servis antara firma CoSec lebih seragam, manakala servis antara individu jauh lebih berbeza. Ada CoSec individu dengan perkhidmatan khas pada harga sangat tinggi dan servis sangat terhad pada harga rendah.
Pilihan anda bergantung kepada apa yang anda perlukan daripada seorang CoSec.
CoSec atau perunding perniagaan?
Ini enam tugas utama seorang Setiausaha Syarikat di Malaysia:
- menasihati pengarah mengenai tadbir urus korporat
- memantau perubahan undang-undang
- mengurus dan mengemas kini dokumen berkanun
- memfailkan Penyata Tahunan dan Kewangan
- mengatur dan menghadiri mesyuarat
- menjaga hubungan antara syarikat dan SSM
Jika anda hanya mahu CoSec untuk kendalikan pematuhan SSM, mana-mana Setiausaha Syarikat yang berlesen patut memadai, termasuk individu.
Tetapi syarikat sering perlukan perkhidmatan lain, jadi banyak firma CoSec menawarkan servis sampingan. Contohnya, selain tugas CoSec, MISHU juga menawarkan:
- perundingan HR
- perakaunan & pengauditan
- merangka kontrak dan dokumen
- pendaftaran lesen perniagaan
- permohonan pas pekerjaan
- dan banyak lagi
Jika anda mahu perunding perniagaan lengkap, firma CoSec adalah pilihan lebih selamat.
Apa pun, perhatikan tanda amaran untuk kenal pasti Setiausaha Syarikat yang tidak boleh dipercayai.
Tanda amaran Setiausaha Syarikat
Tugas utama CoSec bergantung kepada dua syarat:
- pengetahuan pematuhan berkanun, dan
- ketelusan
Memandangkan banyak CoSec memenuhi kedua-dua syarat ini, janganlah berkompromi.
Pengetahuan pematuhan berkanun
Mungkin anda sedang fikir:
Macam mana nak uji CoSec kalau saya tak tahu apa-apa tentang pematuhan?
Jangan risau. Kebanyakan syarikat hanya perlu ikut peraturan pematuhan yang sama.
Tanya saja apa yang anda perlu tahu sebagai pengarah syarikat, dan CoSec yang cekap akan terangkan kewajipan berikut:
| Keperluan Pematuhan | Tarikh Akhir |
|---|---|
| Penyata Tahunan | 30 hari selepas ulang tahun penubuhan |
| Penyata Kewangan | 6 bulan selepas berakhirnya tahun kewangan (FYE) dan fail dalam 7 bulan selepas FYE |
| Pelantikan Setiausaha Syarikat | Tidak boleh kosong lebih 30 hari |
| Maklumkan perubahan syarikat ke SSM | 14–30 hari |
| Pendaftaran Badan Berkanun (KWSP, PERKESO, dsb.) | 7–30 hari selepas ambil pekerja |
| Pemfailan Cukai | 7 bulan selepas FYE |
Kalau nak usik sikit, cuba tanya:
“Boleh tak saya tukar CoSec lepas anda tubuhkan syarikat saya?”
Mereka mesti tak suka, tetapi jawapan mereka harusnya “Boleh!”
Ketelusan
Tanda amaran pertama: Yuran pendaftaran syarikat lebih rendah daripada fi SSM.
Fi SSM untuk penubuhan syarikat ialah RM1,010 (termasuk caj platform). Kalau CoSec tawar harga lebih murah, macam mana mereka untung?
Biasanya dengan mengikat anda dalam pakej Setiausaha Syarikat, percukaian, atau perakaunan wajib.
Tanda amaran kedua: Gagal memberi alasan pilihan pakej.
Semua CoSec akan ada pelan pada harga berlainan, termasuk MISHU.
Sudah tentu kami mahu anda ambil pelan premium, tetapi hanya jika anda betul-betul perlukannya.
Setiausaha Syarikat yang telus akan tanya keperluan anda dahulu, baru cadangkan pelan.
Kalau mereka cadangkan pakej yang lebih mahal, mereka boleh terangkan sebabnya.
Tanda Setiausaha Syarikat yang cekap
Jika CoSec lulus ujian pengetahuan dan ketelusan, dapatkan maklumat berikut jika anda juga mahu mereka menjadi perunding perniagaan anda.
Pengetahuan praktikal syarat berrniaga
Pematuhan ialah soal pelaporan dan tadbir urus, manakala untuk menjalankan perniagaan ialah soal memastikan syarikat boleh beroperasi dan berkembang.
CoSec yang tahu selok-belok berniaga boleh menasihati anda tentang cara:
- membuka akaun bank perniagaan
- cari premis perniagaan
- cari pengarah dan pemegang saham
- beli syarikat sedia ada
- dan banyak lagi
Ramai CoSec akan bantu anda tubuhkan syarikat, lepas itu biar anda uruskan yang lain sendiri!
Senarai perkhidmatan komprehensif
Seorang CoSec yang tahu keperluan berniaga tak semestinya boleh bantu anda melaksanakannya, jadi tanya jika mereka tawarkan perkhidmatan itu atau ada rakan niaga untuk membuat pengenalan.
Kalau tak, anda perlu cari penyedia lesen perniagaan, HR, latihan, perakaunan sendiri – banyak kerja!
Nisbah CoSec-pelanggan rendah
Sebagai contoh, di MISHU kami tugaskan dua orang Setiausaha Syarikat (dengan pembantu sendiri) untuk setiap pelanggan. Jika seorang tiada, sentiasa ada gantinya.
Ada firma lain yang hanya berikan seorang CoSec untuk setiap pelanggan, dan ada juga yang tugaskan lebih daripada dua orang.
Semakin rendah nisbah CoSec-pelanggan, semakin cepat perkhidmatan dan balasan, terutamanya untuk permintaan mengejut.
Kesimpulan
Mana-mana CoSec berlesen mampu uruskan pematuhan asas, jadi jangan risau sangat!
Tetapi banyak firma Setiausaha Syarikat kini juga berfungsi sebagai penasihat perniagaan, jadi ada lebih banyak perbezaan andata tawaran kami.
Ambil masa untuk membandingkan pilihan, kecuali anda sudah sedar Setiausaha Syarikat terbaik di Malaysia sebenarnya ada di depan mata anda selama ini. 😀
Lantik MISHU sebagai Setiausaha Syarikat anda
Selain perkhidmatan Setiausaha Syarikat, MISHU menawarkan servis perakaunan, HR, lesen perniagaan, dan lebih lagi. Jika anda perlukan bantuan perniagaan yang menyeluruh, MISHU mungkin pilihan terbaik anda.