Apa Sebenarnya Tugas Seorang Setiausaha Syarikat?

Memperbadankan syarikat sendirian berhad di Malaysia datang dengan beberapa peraturan tambahan – salah satunya adalah kewajipan melantik Setiausaha Syarikat (juga dikenali sebagai CoSec).

Peraturan ini menyebabkan ramai usahawan baharu bertanya:

“Huh – CoSec tu apa?”

Serius – Apa itu Setiausaha Syarikat?

Jawapan ringkas

Seorang pegawai syarikat yang wajib dilantik mengikut undang-undang Malaysia untuk memastikan syarikat anda patuh dengan Suruhanjaya Syarikat Malaysia (SSM). 

Kalau puas dengan jawapan ini, berhenti di sini dan lantik MISHU sebagai Setiausaha Syarikat anda!

Bagi usahawan yang serius, kami cadangkan anda terus baca untuk jawapan yang lebih lengkap.

Jawapan lengkap: 

Usahawan yang menjalankan syarikat sendirian berhad di Malaysia harus mematuhi Akta Syarikat 2016, kerangka peraturan yang mentadbir pemerbadanan, operasi, dan pentadbiran syarikat di negara ini. 

Akta ini terdiri daripada 620 seksyen, 577 halaman, dan beratus ribu perkataan yang ditulis dalam bahasa yang rumit.

Semua syarikat harus mematuhi akta ini sepenuhnya atau boleh dikenakan tindakan undang-undang.

Kerana pemilik Sdn Bhd lazimnya tidak begitu fasih dalam mentafsir akta kerajaan, tidak adil untuk memaksa mereka memikul tanggungjawab ini. 

Lantas, Seksyen 236(1) Akta Syarikat 2016 mewajibkan syarikat melantik Setiausaha Syarikat yang berkelayakan dalam tempoh tiga puluh hari dari tarikh pemerbadanan. Setiausaha Syarikat adalah pakar tentang segala hal berkenaan dengan Akta Syarikat 2016.

CoSec akan kongsi pengetahuan ini dengan para pemilik dan pengarah syarikat agar mereka boleh terus mengembangkan syarikat tanpa melanggar peraturan SSM. 

Mari kita lihat apa maksudnya dalam skop kerja:

Tugas Utama Setiausaha Syarikat

Setiausaha Syarikat memainkan peranan penting dalam memastikan pentadbiran syarikat yang lancar dan patuh kepada undang-undang, dan ini melibatkan tanggungjawab-tanggungjawab berikut: 

1. Menasihati pengarah tentang tadbir urus korporat 

Seperti yang disebut sebelum ini, Setiausaha Syarikat memastikan kepimpinan syarikat tidak melanggar undang-undang. Lazimnya, pengarah akan merancang pelan besar untuk memajukan perniagaan, manakala Setiausaha Syarikat akan memberi amaran jika pelan tersebut akan mengundang lawatan dari pegawai SSM. 

2. Memantau perubahan perundangan 

Undang-undang sentiasa berubah, dan Setiausaha Syarikat akan sentiasa memantau perubahan ini – termasuk kemas kini terhadap peraturan SSM, syarat tadbir urus, undang-undang percukaian, sumber manusia, dan sebagainya. 

3. Mengurus dokumen berkanun

Setiausaha Syarikat diberikan amanah menjaga dokumen berkanun seperti yang ditetapkan oleh Akta Syarikat 2016, termasuk maklumat tentang pemegang saham, pengarah, pemegang debentur, dan sebagainya. 

Mereka juga akan memaklumkan SSM tentang sebarang perubahan kepada butiran-butiran ini dalam jangka masa yang ditetapkan (biasanya dalam tempoh 14 hari).

4. Memfailkan ​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​​Serahsimpan Tahunan​​​

Setiausaha Syarikat bertanggungjawab menyediakan penyata tahunan dan penyata kewangan yang telah diaudit untuk diserahkan kepada SSM dalam tempoh masa yang ditetapkan.

Lagi kurang anda dengar dari SSM, lagi baik! 

5. Mengatur dan menghadiri mesyuarat 

Setiausaha Syarikat menyelaras dan menjadual mesyuarat lembaga, menyediakan agenda, dan mencatat minit mesyuarat yang wajib direkodkan dan disimpan.

Jika buku minit tidak dijaga dengan tepat, syarikat boleh dikenakan denda oleh SSM, jadi jangan ingat tugas ini tidak penting.

6. Mewakili syarikat dalam komunikasi dengan SSM 

Setiausaha Syarikat adalah pegawai yang akan menerima pertanyaan dan bimbangan oleh SSM, dan merekalah yang akan memastikan respons yang tepat pada masanya.

Tugas tambahan Setiausaha Syarikat

Selain dari tanggungjawab utama sebelum ini, Setiausaha Syarikat yang berpengalaman luas juga boleh menyandang tugas tambahan dan membantu syarikat dalam: 

• menulis dan menyemak kontrak, perjanjian, dan dokumen undang-undang
• penstrukturan semula syarikat, penggabungan, penjualan, atau transaksi lain
• penyediaan dan pengedaran laporan tahunan buat pemegang saham
• mewakili pengarah syarikat dalam komunikasi dengan pemegang saham

Melihat betapa pentingnya fungsi-fungsi ini, lantiklah individu yang berkelayakan sebagai Setiausaha Syarikat anda. Sebagai pengarah, ini adalah sebahagian daripada tugas anda – jika diabaikan, denda, hilang reputasi, bahkan muflis boleh berlaku. 

Ciri-ciri penting Setiausaha Syarikat

Yang utama, hanya calon yang telah berdaftar dengan SSM dan memperolehi sijil boleh menjadi Setiausaha Syarikat di Malaysia. 

Senarai rasmi Setiausaha Syarikat yang berdaftar ada di portal SSM. Sila ambil perhatian bahawa sijil dikeluarkan kepada individu, bukan syarikat di mana mereka bekerja. Jika anda berurusan dengan firma kesetiausahaan, dapatkan nama Setiausaha Syarikat sebelum menyemak senarai tersebut. 

Selain itu, jangan anggap pendidikan rasmi sahaja sudah cukup! 

Pengetahuan tentang kerangka undang-undang dan peraturan adalah penting, begitu juga dengan keupayaan untuk memahami implikasi undang-undang baru buat anda.

Calon Setiausaha Syarikat yang baik akan menunjukkan kecekapan dalam menangani tugas-tugas pentadbiran dan mahir berkomunikasi dengan orang biasa.

Lantik MISHU sebagai CoSec anda

Pertimbangkan untuk melantik Setiausaha Syarikat MISHU . Kami berpengalaman luas dalam segala isu pematuhan undang-undang syarikat dan menawarkan perkhidmatan profesional yang sesuai untuk PKS baharu dan lama.